Auditfile XAF 4.0 in Odoo: klaar voor 1 januari 2027.

Op 22 april 2026 publiceerde de ODB (Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer) van de Belastingdienst namens de Klankbordgroep Auditfile Financieel:

• Deadline: vanaf 1 januari 2027 wordt uitsluitend het formaat XAF 4.0 geaccepteerd voor aanlevering. Oudere versies zijn vanaf die datum niet meer gewenst.
• Eenvoudiger: XAF 4.0 is vereenvoudigd naar 90 velden.
• RGS: RGS (Referentie Grootboekschema) is geen blokkade voor de overstap. Alleen als RGS al in de software aanwezig is, moet het worden meegeleverd.
• Advies: begin op tijd, zodat de overgang in het vierde kwartaal van 2026 soepel verloopt.

De technische specificatie (XSD en documentatie) staat op de ODB-pagina XML Auditfile Financieel XAF 4.0.3.

Open een geëxporteerd .xaf-bestand in een teksteditor en kijk naar de eerste regels. Een XAF 4.0-bestand noemt in de namespace XmlauditfileXAF_4.0. Staat daar een oudere versie, zoals 3.2, dan moet u vóór 1 januari 2027 overstappen.

• Odoo Enterprise: volgens de Odoo-documentatie voor Nederland exporteert u via Boekhouding › Rapportages › Grootboek, tandwiel, XAF. De documentatie noemt geen versienummer; controleer daarom het bestand zelf.
• Gratis OCA-module (l10n_nl_xaf_auditfile_export): volgens de OCA-pagina is de geëxporteerde versie 3.2, voor Odoo tot en met 18.0 (gecontroleerd op 18 oktober 2026).
• Odoo Online: daar kunt u geen modules van derden installeren; u bent aangewezen op wat Odoo zelf levert.

1. Vraag uw accountant in welk formaat en voor welke periode hij de auditfile voor boekjaar 2026 wil ontvangen.
2. Controleer of bij uw bedrijf in Odoo het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en het btw-nummer zijn ingevuld.
3. Boek of verwijder conceptboekingen in de periode en kijk of alle boekingen sluiten.
4. Gebruikt u RGS-codes? Houd ze per grootboekrekening bij. Gebruikt u ze niet, dan is dat volgens de ODB geen blokkade.
5. Maak vóór het einde van 2026 een proefexport in XAF 4.0 en laat uw accountant hem inlezen.

Onze app Dutch Auditfile XAF 4.0 (l10n_nl_xaf4_auditfile) maakt de auditfile in XAF 4.0 uit de administratie die u al in Odoo voert. Hij werkt op Odoo 17, 18, 19 en 20, Community en Enterprise, op Odoo.sh of on-premise.

1. Installeer de app. Vul bij het bedrijf het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en het btw-nummer in.
2. Optioneel: zet RGS-codes op uw rekeningen, één voor één of met RGS-codes importeren in Instellingen › Facturatie/Boekhouding › Nederland XAF 4.0. De import toont eerst een voorbeeld.
3. Open Boekhouding › Rapportages › XAF Auditfile › XAF 4.0-exports en klik op Nieuw. De periode staat op uw laatst afgesloten boekjaar; elke periode kan, ook een gebroken boekjaar.
4. Klik op Controleren en voorbeeld. De pre-flight controle toont concept- of niet-sluitende boekingen, een ontbrekend handelsregister- of btw-nummer en rekeningen zonder RGS-code, elk met een link naar het record.
5. Klik op Genereer XAF 4.0. Het bestand wordt gevalideerd tegen de officiële XSD 4.0.3 en de consistentieregels 0001–0010; op het tabblad Controles ziet u per regel geslaagd of niet.
6. Download de .xaf (of ZIP) en druk het Controlerapport (PDF) af voor uw accountant, met proefbalans, totalen per dagboek en periode en de SHA-256 van elk bestand.
7. Een bestand van elders ontvangen? Controleer het met XAF Auditfile › XAF-bestand valideren. Het bestand wordt alleen gelezen en niet opgeslagen.

• Hij exporteert alleen XAF 4.0, geen XAF 3.2.
• Hij is niet door de validatietestservice van de Belastingdienst gehaald en is geen certificering van de Belastingdienst.
• Hij verstuurt niets: geen aangifte, geen gegevens naar de Belastingdienst of naar Normalane. U geeft het bestand zelf aan wie erom vraagt.
• Hij vervangt uw accountant niet en is geen belastingadvies.
• Hij werkt niet op Odoo Online, dat geen modules van derden toestaat.