Part de viatgers a Odoo: SES.Hospedajes pas a pas.

El Reial decret 933/2021 s'aplica a qui ofereix habitació o espai per pernoctar a canvi d'un preu o compensació, de manera professional o no. L'article 2 esmenta expressament:

• hotels, hostals, pensions, cases d'hostes i establiments de turisme rural;
• càmpings, àrees d'autocaravanes, apartaments, bungalous i altres allotjaments turístics semblants;
• els operadors turístics que fan d'intermediaris entre els allotjaments i els clients;
• les plataformes digitals que fan d'intermediàries per internet, si ofereixen serveis a Espanya.

Habitatges d'ús turístic i lloguer de vacances: el preàmbul del reial decret esmenta expressament els habitatges turístics de curta durada explotats per empreses o particulars mitjançant portals de reserva. Les preguntes freqüents del Ministeri de l'Interior hi afegeixen que també cal comunicar els viatgers si els allotgeu al vostre habitatge habitual, i que el reial decret s'aplica als lloguers de qualsevol durada quan la finalitat no és servir d'habitatge.

Professional o particular. Segons el Ministeri, exerceix de manera professional qui està donat d'alta al Cens d'Empresaris, Professionals i Retenidors. Els particulars no han de portar el registre informàtic (art. 5.4), però sí que han de comunicar les dades, i poden fer-ho per mitjans no telemàtics segons el procediment que es determini (art. 6.4).

Si llogueu a través d'una plataforma, cada part comunica les dades de què disposa. Quan hi intervenen diversos intermediaris, el Ministeri indica que l'obligat és qui manté la relació contractual directa i final amb el client. Un tercer pot comunicar en nom vostre si l'heu autoritzat.

• Reial decret 933/2021, de 26 d'octubre (BOE núm. 257, de 27 d'octubre de 2021), dictat en desplegament de l'article 25.1 de la Llei orgànica 4/2015, de protecció de la seguretat ciutadana.
• Va entrar en vigor el 27 d'abril de 2022; les obligacions de comunicació s'apliquen des del 2 de gener de 2023 (disposició final tercera).
• Per complir-les, el Ministeri de l'Interior ha habilitat la plataforma SES.Hospedajes a la seva seu electrònica.
• Les dades es conserven en fitxers de la Secretaria d'Estat de Seguretat i només les poden tractar les Forces i Cossos de Seguretat (art. 7).
• El número de registre d'un habitatge turístic és un altre tràmit, que depèn del Ministeri d'Habitatge i Agenda Urbana, tal com recorda el mateix Ministeri de l'Interior.

L'annex I del reial decret fixa les dades. Per a cada estada:

• Viatgers: nom i cognoms, sexe, tipus i número de document (DNI, passaport, TIE), número de suport del document (activitat professional), nacionalitat, data de naixement, residència habitual (adreça, localitat i país), telèfon fix, mòbil i correu electrònic, nombre de viatgers i parentiu entre ells si algun és menor d'edat.
• Contracte: número de referència, data i signatures; data i hora d'entrada i de sortida.
• Immoble: adreça completa, nombre d'habitacions i si hi ha connexió a internet.
• Pagament: tipus (efectiu, targeta, plataforma de pagament, transferència…), identificació del mitjà de pagament, titular, caducitat de la targeta i data del pagament.

Els parts els signa tota persona més gran de 14 anys; les dades dels menors de 14 les facilita l'adult que els acompanya (art. 4.2). Segons el Ministeri, si un viatger no té correu electrònic n'hi ha prou amb el telèfon mòbil, i el sexe s'indica quan consta al document o el facilita la persona.

L'article 8 remet a la Llei orgànica 4/2015. No portar els registres o ometre les comunicacions és una infracció greu; les irregularitats en emplenar els registres i les comunicacions fora de termini són infraccions lleus. L'article 39 de la LO 4/2015 fixa multes de 100 a 600 euros per a les lleus i de 601 a 30.000 euros per a les greus.

La nostra app SES Hospedajes Spain (l10n_es_ses_hospedajes) prepara els parts de viatgers a Odoo 17, 18, 19 i 20, a Community i Enterprise, Odoo.sh o instal·lació pròpia. Només depèn dels mòduls base i mail: no cal cap PMS.

1. Doneu-vos d'alta a SES.Hospedajes (seu electrònica del Ministeri de l'Interior) i anoteu el vostre codi d'arrendador i el codi d'establiment de cada immoble. Aquest pas el feu vosaltres.
2. Instal·leu l'app. S'obre l'assistent de configuració: escriviu els dos codis i trieu el tipus d'establiment (per exemple habitatge d'ús turístic, apartament o casa rural) i la zona horària (Europe/Madrid, Atlantic/Canary o Africa/Ceuta).
3. Per a cada estada, creeu un part a Parts de viatgers › Nou: establiment, entrada i sortida, dades del contracte i tipus de pagament. El mitjà de pagament es desa emmascarat (per exemple VISA ****1234), mai el número complet.
4. Afegiu els viatgers vosaltres mateixos, si voleu llegint la zona MRZ del passaport o del DNI, o feu clic a Enllaç d'auto check-in i envieu l'enllaç a l'hoste perquè introdueixi tots els viatgers abans d'arribar. No cal compte ni app; l'enllaç caduca i es pot revocar.
5. Feu clic a Comprovar dades. L'app revisa la lletra del NIF/NIE, que hi consti el número de suport dels documents espanyols, el parentiu dels menors amb un adult, el codi INE del municipi, les dades de contacte i les longituds, i avisa si algú ha escrit un número de targeta en un camp de pagament.
6. Feu clic a Generar fitxer SES. Sense servei web, descarregueu l'XML oficial i pugeu-lo a SES.Hospedajes amb l'alta massiva de comunicacions (fins a 100 parts per fitxer). Amb les credencials del servei web, feu clic a Enviar a SES: l'app consulta l'estat i mostra el codi de comunicació o l'error.
7. Vigileu el Tauler: cada part mostra la seva hora límit, 24 hores després de l'entrada en la zona horària de l'establiment, juntament amb els endarrerits i els rebutjats. Un responsable pot anul·lar un part acceptat amb Anul·lar a SES.
8. Reviseu la conservació als paràmetres: per defecte l'app esborra els registres 36 mesos després de la sortida (els 3 anys de l'article 5.3) i els fitxers XML generats als 30 dies.

• No comunica reserves ni les seves anul·lacions (art. 6.3.a): prepara els parts de viatgers de l'arribada. Les reserves es comuniquen a part a SES.Hospedajes.
• No us dona d'alta a SES.Hospedajes ni registra els vostres establiments.
• No recull les signatures del part.
• No envia parts als Mossos d'Esquadra ni a l'Ertzaintza.
• No cobreix el lloguer de vehicles ni és un PMS o un channel manager.

Cap dada d'hostes arriba a Normalane: les dades només van al Ministeri de l'Interior, i només si un administrador activa el servei web i un usuari fa clic a Enviar a SES.