Parte de viajeros en Odoo: SES.Hospedajes paso a paso.

El Real Decreto 933/2021 se aplica a quien ofrece habitación o espacio para pernoctar a cambio de un precio o compensación, de forma profesional o no. El artículo 2 cita expresamente:

• hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes y establecimientos de turismo rural;
• campings, áreas de autocaravanas, apartamentos, bungalows y otros alojamientos turísticos similares;
• los operadores turísticos que intermedian entre los alojamientos y los clientes;
• las plataformas digitales que intermedian por internet, si ofrecen servicios en España.

Viviendas de uso turístico y alquiler vacacional: el preámbulo del real decreto menciona expresamente las viviendas turísticas de corta duración explotadas por empresas o particulares a través de portales de reserva. Las preguntas frecuentes del Ministerio del Interior añaden que también hay que comunicar los viajeros si los aloja en su vivienda habitual, y que el real decreto se aplica a alquileres de cualquier duración cuando la finalidad no es servir de vivienda.

Profesional o particular. Según el Ministerio, ejerce de forma profesional quien está dado de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Los particulares no tienen que llevar el registro informático (art. 5.4), pero sí deben comunicar los datos, y pueden hacerlo por medios no telemáticos según el procedimiento que se determine (art. 6.4).

Si alquila a través de una plataforma, cada parte comunica los datos de que dispone. Cuando intervienen varios intermediarios, el Ministerio indica que el obligado es quien mantiene la relación contractual directa y final con el cliente. Un tercero puede comunicar en su nombre si usted le ha autorizado.

• Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre (BOE núm. 257, de 27 de octubre de 2021), dictado en desarrollo del artículo 25.1 de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana.
• Entró en vigor el 27 de abril de 2022; las obligaciones de comunicación se aplican desde el 2 de enero de 2023 (disposición final tercera).
• Para cumplirlas, el Ministerio del Interior ha habilitado la plataforma SES.Hospedajes en su sede electrónica.
• Los datos se conservan en ficheros de la Secretaría de Estado de Seguridad y solo pueden tratarlos las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (art. 7).
• El número de registro de una vivienda turística es otro trámite, que depende del Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana, como recuerda el propio Ministerio del Interior.

El anexo I del real decreto fija los datos. Para cada estancia:

• Viajeros: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento (DNI, pasaporte, TIE), número de soporte del documento (actividad profesional), nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual (dirección, localidad y país), teléfono fijo, móvil y correo electrónico, número de viajeros y parentesco entre ellos si alguno es menor de edad.
• Contrato: número de referencia, fecha y firmas; fecha y hora de entrada y de salida.
• Inmueble: dirección completa, número de habitaciones y si hay conexión a internet.
• Pago: tipo (efectivo, tarjeta, plataforma de pago, transferencia…), identificación del medio de pago, titular, caducidad de la tarjeta y fecha del pago.

Los partes los firma toda persona mayor de 14 años; los datos de los menores de 14 los facilita el adulto que los acompaña (art. 4.2). Según el Ministerio, si un viajero no tiene correo electrónico basta con el teléfono móvil, y el sexo se indica cuando consta en el documento o lo facilita la persona.

El artículo 8 remite a la Ley Orgánica 4/2015. No llevar los registros u omitir las comunicaciones es una infracción grave; las irregularidades al cumplimentar los registros y las comunicaciones fuera de plazo son infracciones leves. El artículo 39 de la LO 4/2015 fija multas de 100 a 600 euros para las leves y de 601 a 30.000 euros para las graves.

Nuestra app SES Hospedajes Spain (l10n_es_ses_hospedajes) prepara los partes de viajeros en Odoo 17, 18, 19 y 20, en Community y Enterprise, Odoo.sh o instalación propia. Solo depende de los módulos base y mail: no necesita un PMS.

1. Dese de alta en SES.Hospedajes (sede electrónica del Ministerio del Interior) y anote su código de arrendador y el código de establecimiento de cada inmueble. Este paso lo hace usted.
2. Instale la app. Se abre el asistente de configuración: escriba los dos códigos y elija el tipo de establecimiento (por ejemplo vivienda de uso turístico, apartamento o casa rural) y su zona horaria (Europe/Madrid, Atlantic/Canary o Africa/Ceuta).
3. Para cada estancia, cree un parte en Partes de viajeros › Nuevo: establecimiento, entrada y salida, datos del contrato y tipo de pago. El medio de pago se guarda enmascarado (por ejemplo VISA ****1234), nunca el número completo.
4. Añada los viajeros usted mismo, si quiere leyendo la zona MRZ del pasaporte o del DNI, o pulse Enlace de auto check-in y envíe el enlace al huésped para que introduzca a todos los viajeros antes de llegar. No necesita cuenta ni app; el enlace caduca y se puede revocar.
5. Pulse Comprobar datos. La app revisa la letra del NIF/NIE, que conste el número de soporte de los documentos españoles, el parentesco de los menores con un adulto, el código INE del municipio, los datos de contacto y las longitudes, y avisa si alguien ha escrito un número de tarjeta en un campo de pago.
6. Pulse Generar fichero SES. Sin servicio web, descargue el XML oficial y súbalo en SES.Hospedajes con el alta masiva de comunicaciones (hasta 100 partes por fichero). Con las credenciales del servicio web, pulse Enviar a SES: la app consulta el estado y muestra el código de comunicación o el error.
7. Vigile el Panel: cada parte muestra su hora límite, 24 horas después de la entrada en la zona horaria del establecimiento, junto con los retrasados y los rechazados. Un responsable puede anular un parte aceptado con Anular en SES.
8. Revise la conservación en los ajustes: por defecto la app borra los registros 36 meses después de la salida (los 3 años del artículo 5.3) y los ficheros XML generados a los 30 días.

• No comunica reservas ni sus anulaciones (art. 6.3.a): prepara los partes de viajeros de la llegada. Las reservas se comunican aparte en SES.Hospedajes.
• No le da de alta en SES.Hospedajes ni registra sus establecimientos.
• No recoge las firmas del parte.
• No envía partes a los Mossos d'Esquadra ni a la Ertzaintza.
• No cubre el alquiler de vehículos ni es un PMS o un channel manager.

Ningún dato de huéspedes llega a Normalane: los datos solo van al Ministerio del Interior, y solo si un administrador activa el servicio web y un usuario pulsa Enviar a SES.